Wat is de bewaarplicht?
De bewaarplicht is een wettelijke verplichting van de Belastingdienst, die geldt voor iedere ondernemer in Nederland. Particulieren vallen niet onder deze wettelijke bewaarplicht.
Deze verplichting houdt in dat bedrijven en zelfstandigen verplicht zijn om hun administratie 7 jaar te bewaren. In sommige gevallen geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gegevens van onroerende zaken, zoals een bedrijfspand. Echter, voor alle administratieve basisgegevens geldt de standaard kortere bewaartermijn. Van voorraad- en loonadministratie tot het grootboek, allemaal hebben ze een bewaarplicht van 7 jaar.
Navigeer snel naar
Voordelen van de bewaarplicht
Van een correcte aangifte bij de Belastingdienst tot de financiële gezondheid van uw bedrijf goed monitoren
Digitalisering van de bewaarplicht
Gegevens mogen worden overgebracht naar een ander medium, zoals het scannen van papieren documenten
Stel uw bewaarplicht administratie nu veilig
Kluis huren bij DeVault: uw spullen 24/7 beveiligd vanaf €8,- per maand
Waarom is er een bewaarplicht?
Door de bewaarplicht wettelijk verplicht te maken, heeft de Belastingdienst de kans om administratie uit het verleden van ondernemingen te controleren. Een belastinginspecteur kan om verscheidene redenen langskomen voor zo’n controle.
Een verdachte belastingaangifte kan een legitieme reden tot controle zijn. Of wanneer er onderzoek gedaan wordt naar een zakenpartner of leverancier van een onderneming. De inspecteur zal dan de bedrijfsadministratie doorzoeken op opzettelijke fouten of andere onregelmatigheden.
Voordelen van de bewaarplicht
Alhoewel de bewaarplicht in eerste instantie voor veel kopzorgen kan zorgen, kunt u er als ondernemer ook profijt uit halen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende twee voordelen:
Correcte aangifte bij de Belastingdienst
De bewaarplicht is een goede stok achter de deur om de bedrijfsadministratie goed op orde te hebben. Op basis van de correcte bedrijfsadministratie bent u verzekerd van een juiste belastingaangifte.
Als u geen belastingaangifte indient, berekent de Belastingdienst zelf hoeveel belasting u ze verschuldigd bent. Dit wordt gedaan aan de hand van de omzet en winst van uw bedrijf.
Echter, wanneer u het vermoeden heeft dat de Belastingdienst een berekeningsfout heeft gemaakt, dient u zelf het bewijs hiervoor aan te leveren. Zonder een correcte bedrijfsadministratie zal dit niet mogelijk zijn.
Financiële gezondheid van uw bedrijf goed monitoren
Een goed ingerichte administratie is ook meteen een betrouwbare bron van gegevens. Zo heeft u altijd de omzet, winst en kosten van uw onderneming inzichtelijk.
Met een snelle toegang tot deze cijfers, kunt u de financiële gezondheid van uw bedrijf goed monitoren. Indien de cijfers er aanleiding voor geven, kunt u ook eventueel bepaalde bedrijfsprocessen bijsturen.
Digitalisering van de bewaarplicht
De bedrijfsadministratie is tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd. Dit heeft ook gevolgen voor de bewaarplicht, waarbij de Belastingdienst verschillende fiscale eisen heeft aangepast.
Zo is het onder andere toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, ook wel “conversies” genoemd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het scannen van papieren documenten of gegevens overplaatsen van een Cd-Rom naar een USB-stick.
Houd bij het uitvoeren van zo’n conversie wel rekening met onderstaande voorwaarden voor de geconverteerde gegevens:
- Gelijk aan de gegevens voor conversie
- Beschikbaar gedurende de gehele bewaartermijn
- Binnen redelijke tijd leesbaar te maken voor eventuele controle
Indien u voldoet aan de zojuist genoemde voorwaarden, bent u niet meer verplicht om de originele papieren documenten te bewaren. De digitale versie zal de plaats innemen van het origineel.
Alleen in onderstaande gevallen zijn conversies niet mogelijk:
- De balans
- De staat van baten en lasten
- Sommige douane documenten
In alle andere gevallen wordt, bij het uitvoeren van zo’n conversie, de opslagruimte drastisch verminderd. In plaats van een gehele ruimte kwijt zijn aan archiefopslag, kunt u nu gemakkelijk al uw bedrijfsadministratie bewaren op een harde schijf of USB-stick.
Stel uw bewaarplicht administratie nu veilig
Bij DeVault stellen wij uw bewaarplicht administratie graag veilig. Wij zijn actief in Limburg. Het huren van één van onze zwaar beveiligde kluizen is een ideale oplossing voor het veiligstellen van:
- USB-sticks of harde schijven met administratie die onder de bewaarplicht valt
- Enkele, belangrijke documenten
Uiteraard zijn dit niet de enige vormen van bewaarplicht administratie die wij voor u veilig kunnen bewaren. Denk bijvoorbeeld ook nog aan de opslag van Cd-roms. Graag bespreken we de mogelijkheden met u.
Veilig achter slot en grendel
Onze kluizen voldoen aan veiligheidscategorie 4+. Dit is meteen de hoogste beveiligingscategorie qua beveiligingseisen én -normen die in Nederland mogelijk is. Oftewel, u kunt uw (digitale) bedrijfsadministratie met een gerust hart achterlaten in één van onze kluizen. Deze bevinden zich in een authentieke, ondergrondse kluisruimte.
Wij maken namelijk gebruik van een uitgebreid beveiligingsplan met de meest geavanceerde technologieën. Van water- en trildetectie tot 24/7 monitoring inclusief rechtstreekse aansluitingen op de meldkamer, bij DeVault kunnen wij de veiligheid van uw eigendommen garanderen.
DeVault
Hiernaast kunt u geheel vrijblijvend contact met ons opnemen. Onze adviseurs zullen u verder helpen. Zowel digitaal als op locatie. Graag helpen wij u om aan de bewaarplicht te voldoen.
